トヨタの会議は30分

GAFAMやBATHにも負けない最速・骨太のビジネスコミュニケーション術

本書の要点

トヨタの会議は30分が基本。30分会議を励行することで、年間2ヶ月分の勤務時間を捻出できる。
会議中にメモを取ることをやめ、話に集中して聞くようにすると、相手を見て非言語の情報も取り入れることができる。その方がスムーズな意思疎通が可能になる。
1分で上司から承認をもらえる資料をつくるには「何の話か」「上司にどんな回答や判断が求められているか」「結論」「論拠」「補足」を順番に書くことが大切。
失礼すぎる相手に対しては30分怒りを寝かせてみる。相手にする必要がないと少しでも思えば、最低限の対応だけして無視してしまう。

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【必読ポイント!】極限まで無駄を減らす時短会議

30分会議で2ヶ月分の時間を捻出

「会議は30分」ということがトヨタでは徹底されている。会議は1時間を基本としている企業も多いかと思う。しかし、会議時間が最初から1時間で設定されると、本来ならば30分で済む会議が、その時間を全て使い切るように進行されてしまう。会議に2〜3回出席する日は頻繁にないだろうか。例えば、年間で600回会議があったとする。そうすれば、毎回の会議で30分間が無駄となる。年間では300時間無駄なことに時間を費やしていることとなる。1日8時間労働とすれば、会議時間の無駄を排除することで、約2ヶ月間(37・5日分)の平日に相当する時間を生み出すことができるのだ。会議時間を1時間から30分に短縮するだけで、年間6分の1の労働時間を別の仕事に充てることができる。

時短会議のサイクルを回す一定のルール

トヨタではどのように会議を進行しているのだろうか。会議時間が30分に設定されていることで、時間が限られているという意識が出席者全員に浸透する。そして、無駄な世間話が行われず、会議が始まった瞬間から、議題を確認して議論を行うことができる。もちろん議論が白熱した時には30分で足りなくなることもある。その時は必要な分だけ延長する。しかし、延長も30分までである。それ以上の場合は別の会議を設定する。この延長時間を確保するため、会議の予定は立て続けに入れず、最低30分は間隔を空けて会議を入れるように徹底されている。会議の最後には「次回の打ち合わせ内容」を決める。そうすることで、次の会議では前回の会議以後に各関係者が動いた結果の情報交換から始まり、その後にブレーンストーミングや意見交換が可能になるのである。