やり直し・間違いゼロ 絶対にミスをしない人の仕事のワザ

未 読
やり直し・間違いゼロ 絶対にミスをしない人の仕事のワザ
ジャンル
著者
鈴木真理子
出版社
明日香出版社 出版社ページへ
定価
1,540円(税込)
出版日
2014年04月14日
評点
総合
3.5
明瞭性
3.5
革新性
3.0
応用性
4.0
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やり直し・間違いゼロ 絶対にミスをしない人の仕事のワザ
著者
鈴木真理子
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定価
1,540円(税込)
出版日
2014年04月14日
評点
総合
3.5
明瞭性
3.5
革新性
3.0
応用性
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レビュー

「メールの送信先や宛名を間違えた」「ファイルを添付し忘れた」「発注単価を打ち間違えていた」など、働く上でミスはつきものである。ときには「数字が違う! 私にミスチェックをさせないでください」などと上司に叱られて、落ち込んでしまうこともあるかもしれない。

そのような経験から、「自分はミスが多い人間だ」「細かい仕事ができない」と決めつけてしまっている人もいるだろう。しかし本書を読めば、ミスは敵ではなく、むしろ自分自身を大きく成長させてくれる味方だということがわかるはずだ。

本書は、企業研修や公開セミナーにおいて3万人以上のビジネスパーソンに指導を行ってきた著者が、ミスを減らす仕事術を解説したものである。著者が試行錯誤を重ねて見つけた77のワザを実践することで、仕事の「スピード」と「正確性」が身についてミスが減るだけでなく、ムダな作業が減って仕事の効率がアップする。

若手社員の方には、ぜひ本書で紹介されている77のワザを実践していただきたい。仕事を進める上で押さえるべきポイントを押さえ、ミスなく最短距離で業務を進められるようになるだろう。中堅社員や管理職の方は既にさまざまなミス対策を実践されていると思うが、本書を読むことで、ミスを減らす取り組みの大切さを知ることができるはずだ。本書を読んでミスと向き合い、ミスを飛躍的な成長の一歩としていただければと思う。

ライター画像
木下隆志

著者

鈴木真理子(すずき まりこ)
株式会社ヴィタミンM 代表取締役

1968年東京都生まれ。共立女子大学卒業後、三井海上火災保険株式会社(現三井住友海上)入社。損害調査部、人事部人材開発室などを経て結婚退職。その後、キャリアを真剣に見直し、第二の就職をめざす。「伝える」「話す」「書く」能力をさらに磨き、インストラクターとしての道を歩むことを決意。2006年株式会社ヴィタミンMを設立、代表取締役就任。

現在、多くの企業研修や公開セミナーにおいてビジネスパーソン3万人以上に指導を行う。「ミスなく速く仕事をし、心も体も元気でいる!」をモットーに、楽しく・飽きさせず・ためになるプログラムを開発し、好評を得ている。
講師業のほか、新聞や雑誌をはじめメディアの取材、原稿執筆まで幅広く活動中。

〇主な著書
『ビジネス文書&メールの基本』(すばる舎)
『就活から役に立つ 新社会人のためのビジネスメールの書き方』(SBクリエイティブ)

本書の要点

  • 要点
    1
    提出物にスピーディに対応するコツは、「You締切り」と「My締切り」という2つの締切日を設定することである。「My締切り」に従って、本来の約束よりも早く完成させることをめざす。
  • 要点
    2
    ちょっとした不注意が原因で、あなたの信頼が失われてしまうかもしれない。自分の仕事の進め方を見つめ直して、「ミスありき」から「ミスを防ぐ」という考え方にシフトしよう。
  • 要点
    3
    「重要度」×「緊急度」ではなく「すぐに着手できること」×「すぐに効果の出ること」という指標で判断すれば、ミス防止策は最優先事項となる。

要約

メール・ビジネス文書 編

単語登録機能を活用する
tadamichi/gettyimages

お客様や取引先宛の文書やメールを書く際、社名や役職、名前で迷うことはないだろうか。

名刺を探すなどして正確な情報を見つけようとすると手間がかかるが、ミスで相手を不快にさせるわけにはいかない。

宛名間違いを防ぐ方法としては、単語登録がおすすめだ。相手の宛名をパソコンに登録し、簡単に変換できるようにしておく。例えば「青空商事株式会社 営業部 満天一郎様」であれば、「よみ」に「@あお」と登録しておくといった具合だ。

登録方法は、「@+社名の2文字」とするなど、自分なりのルールを決めよう。そして、単語登録後には「単語登録リスト」を作成して、都度更新する。そうでないと、誰をどのように登録したのか忘れてしまう。

また、相手の了解を得て、社内の相手は「さん」で統一してしまうのも一案だ。そうすれば、社内文書・メールで相手の役職を間違えたときに、いちいち謝らなくてすむ。

文書で書き換えるところは赤字にしておく

文書を再利用することは多々あるだろう。このとき、時候の挨拶や「日付」「数量」「金額」などの数字、「相手の会社名・役職・氏名」を間違えることは多いものだ。

とくにミスが起こりやすいのは、日付である。なぜなら、文書を作成した日と実際に発信する日が異なるケースが多いからだ。特に、上司のチェック後に書類を送付する場合は、注意が必要になる。

著者は、文書の使い回しでがっかりさせられた経験がある。ある企業の研修を終えた後に礼状が届き、嬉しく読んでいたのだが、「○○様のご活躍を祈念いたします」という一文の○○に著者でない名前が入っていたのだ。

書類の書き換えミスを減らすコツは、変更箇所を赤字に変更し、目立つ状態で保存しておくことだ。例えば、取引先に会社案内を送る際の送り状であれば、「宛先」「日付」「送付数量」の部分を赤字にしておく。空白にしておくと、書式が崩れたり、必要な言葉を書き忘れてしまったりすることもあるだろう。一方、赤字にしておくと、そうしたミスが起こりにくい。

整理・整頓 編

書類は立てて保管する

必要なファイルや書類などが見つからず、慌てて探したことはないだろうか。大事な商談があるのに、約束した企画書や見積りが見つからないと、大変なことになってしまう。

机の上を整理・整頓する上での基本は、ファイルや書類を横に寝かせない、積み重ねないことである。下から上に積み重ねていくと、下になった書類の優先順位が下がってしまう。その結果、締切りに遅れるなどのミスやエラーが発生してしまうし、他の書類に紛れてしまう可能性もある。

このような事態を防ぐためには、進行中の書類はクリアファイルに入れて、収納ボックスなどに立てて保管しておくのがよい。デスクの上だけでなく、引き出しの中も同様だ。書類を立てて保管しておけば、探しやすく、省スペースで保管できる。

コミュニケーション・報連相編

指示は6W3Hで確認する
Sanja Radin/gettyimages

上司からの指示を聞くときの基本は、

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