グロービス流ビジネス基礎力10

「上司に対してうまく考えを伝えられない」「メールをわかりやすく書け、と言われるが、具体的にどうしたらいいかわからない」など、コミュニケーションに問題意識を抱えている人は多い。

コミュニケーションを考える上で最も大切なことは、「双方向のもの」であるということだ。「自分がどう伝えるのか」だけでなく、コミュニケーション相手について理解を深めることが大切である。同じメッセージを伝えても、相手がまったく違う受け取り方をすることがある。その背景には、お互いが持っている事前情報に差がある、情報を解釈する力に差がある、それを受け止める価値観が異なる、の3つの場合がある。これらの格差を可能な限りなくしておくことが、スムーズなコミュニケーションを促進する一つの重要な要素になる。

まず、結論を最初に言い切ってしまうこと。これはコミュニケーションにおいて押さえておきたいポイントだ。

また、「結論を最初に」ということがわかっていても、伝えるべき結論が自分の中でクリアになっていないと、うまくコミュニケーションを図ることができない。ぼんやりと頭で考えているだけでなく、「結局、一言で言うと何が言いたいのか?」という問いかけをし、出てきた答えを書き記してみる。この工程を挟むだけで思考の整理が進み、言いたいことをまとめられるようになる。

メッセージをダイレクトに伝えるために、具体的に語ることも大切である。そのためのポイントは「数字で語る」ことと、「ストーリーを語る」ことだ。

数字と言うと、会計や統計や財務、といった多くの人が苦手意識を持つキーワードが想起されるかもしれないが、必ずしもそういうことではない。単に伝えたいことを数字で表現してみると良い。具体的に考え抜かれているコミュニケーションにおいては、重要な部分に数字で語る場面が出てくる。

また、具体性を出すために「ストーリーを語る」やり方も有効だ。相手にとって情景がイメージできるような話を添えることで、こちらが伝えたいメッセージを受け取ってくれる下地ができる。

「データをたくさん集めて一生懸命分析したにもかかわらず、うまいプレゼン資料を作ることができない」「試行錯誤が多く、いつも想定以上に時間がかかる」など、仕事における頭の使い方について悩んでいる方も多いのではないだろうか。

仕事ができる人の多くは、往々にして普通の人とはちょっと違った思考方法で仕事に取り組んでいる。