一番伝わる説明の順番

説明が上手な人もいれば、下手な人もいる。説明が下手な人の話を聞いても、結局何が言いたいのかよくわからないことがあるだろう。一方、説明が上手な人の話を聞くと、今までわからなかった事柄が理解できたりする。この違いはなんなのだろうか。

「頭がいい人は説明がうまい」と言われることもある。では、大学教授はどうか。大学教授は頭がいいに違いないが、その講義が退屈で眠気を誘うものだったり、内容が頭に入ってこなかったりする場合もある。つまり、頭がいい人が必ずしも説明が上手だとは限らない。

では、説明が下手な人は何を間違えているのか。その特徴は3つある。

1つ目は、考えた順番で説明してしまっていること。「考えた順番」と「説明する順番」は違うということを肝に銘じよう。「自分の考えた順番」ではなく、「相手が聞きたい順番」で話すようにする。

2つ目は、相手の理解度を意識していないこと。テレビのニュースなどで、専門家が登場して解説することがある。多くの場合、一般人にとって、その説明は難解でわかりにくい。それは、聞き手のレベルに合わせた説明ができていないからだ。「専門外」の人たちと話すときには、相手がどの程度の前提知識を持っているのか、またどの程度の詳細さで物事を理解したいのかを知っておく必要がある。相手と言葉を交わしたり、相手の様子をうかがったりして、相手に応じて伝わる言葉や例を用いて話すようにしよう。

3つ目は、言いたいことがわかっていないこと。自分が何を言いたいのか、どのようにしたら伝わるのかを整理できていない。伝えたい内容を紙に書き出すなどして、考えをまとめあげよう。

残念な説明をしてしまう人は、あまり深く考えず、「なんとなく説明したつもりになっている」という共通点がある。そんな人に取り組んでほしいのが、先ほど紹介した「3つの残念な説明」をひっくり返すことだ。つまり、(1)何をどの順番で説明するのか意識する、(2)説明する相手の理解レベルを意識する、(3)何を言いたいのか決めてから話すの3つを心がけるのが効果的だ。

説明とは「コミュニケーション」である。説明というと一方通行のものをイメージするかもしれないが、説明が上手な人ほど、相手とうまくコミュニケーションを取りながら進めている。何も言葉を交わしたり、質問のやりとりをしたりすることだけでない。「この表現だとわかってもらえないかもしれない」「別の例を使ったほうがいいかもしれない」など、相手を観察し、相手の思考を想像してそれに柔軟に対応しつつ話すことが重要だ。

なお、柔軟な対応は必要だが、伝えるべき内容からブレないように気をつけよう。あくまで説明の目的は、相手に情報を伝え、理解してもらうことだ。

説明の順番には、基本のパターンがある。これを押さえておけば何も難しいことはない。

説明の順番を解説する前に、知っておくべきポイントがある。それは、説明には2種類あるということだ。それは「自分主導の説明」と「相手主導の説明」である。