時間を「うまく使う人」と「追われる人」の習慣

スケジュール管理編

時間の見積もりの精度を上げる

時間をうまく使う人は時間の見積もりがうまく、追われる人は時間の見積もりを諦める。

スケジュールを立てようとするとき、Todoリストを作るだけでは不十分だ。時間配分を考え、行動予定表としてスケジュールに落とし込む必要がある。

ポイントは、アクションを明確にすることだ。雑誌連載の企画を進めるのであれば、「〇〇誌の企画」ではなく「〇〇誌 企画立案」「〇〇誌 情報収集・ヒアリング実施」「〇〇誌 年間計画策定」などと、大きなタスクを分割して書き出すと行動しやすくなる。

Todoリストには、タスクの重要度を書き添えておくといい。今日中に終わらせなければならないタスクはAランク、今日中に実行できたらラッキーなタスクはBランクとしておくと、タスクの優先順位が一目でわかる。

時間の見積もりもポイントだ。朝、十分な時間があったはずなのに、気づけば出発時間が迫っている――。これは、時間の見積もりが甘すぎるために起こることだ。自分で予測した時間の1.3～1.5倍かかると考えてタスクの数を調整すると、現実的なスケジュールになるだろう。「予定していた時間」と「実際にかかった時間」を照らし合わせる習慣をつけると、時間の見積もりが上手になっていく。

自分の時間を取り置きする

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時間をうまく使う人は自分の行動時間も押さえ、追われる人は他人とのアポイントしか書かない。

時間をうまく使いたいなら、会議や打ち合わせなどだけでなく、自分ひとりの予定もあらかじめスケジュールに組み込むことだ。そうすれば、他の人にアポイントを次々に入れられなくて済む。

忘れずに確保しておきたい時間として、移動時間がある。客先訪問するときだけでなく、オンラインミーティングの前後も、接続先を変更する時間として組み込んでおくといい。

作業時間も同様だ。会議が連続すると、会議で決めたことを実行したり、議事録を作成したりする時間が取れなくなる。アポを入れたら、あわせて移動時間や作業時間も確保するようにしよう。

その際、確保する時間帯にも気を配るとベターだ。脳科学的には、起床後3、4時間は脳がしっかり働くと言われている。この「ゴールデンタイム」には会議を入れず、重要な仕事や頭を使う仕事のための時間にすると、効率的に仕事が進む。

【必読ポイント!】時短・効率アップ編

相手の時間を早めに予約する

時間をうまく使う人は相手の時間を先に押さえ、追われる人は希望通りのアポが取れない。