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ムダばかりの「忖度資料」
「読んでもらえるパワポ資料」の鉄則
カラフルで、文字やグラフでいっぱいの資料。そんな凝りまくりのパワーポイントを作っていたら要注意だ。あなたの作る資料は、かけた時間の割に、効果を生んでいない可能性が高い。著者はパワーポイント資料5万ファイルを分析したところ、「1画面に入っている文字数」の平均は380文字だった。一方、社内のエース級社員が作る資料は105文字と、全体平均と比較して大幅に少なかった。「メラビアンの法則」によると、人は情報の55%を視覚から得ている。つまり、多色で文字がぎっしり詰まっている資料は、それだけで見る人の目を疲れさせている可能性がある。「相手の目を疲れさせないこと」を意識するなら、資料に使う色は「原色以外で3色以内」が原則だ。また、仕事ができる人の約4割は、2色に抑えているというデータもある。また、人の視線は左上から右下の対角線上に移動するため、左上にキャッチーな内容を持ってくるとよいだろう。1画面の文字数は105文字以内、画面に使う色は3色以内、対角線を意識する。この3点が、読んでもらえるパワーポイント資料の鉄則だ。
「差し戻し沼」を回避するには?
上司からの依頼で会議の資料や提案書を作成したものの、いざ見せると「指示したことと違う」と差し戻され、一から作り直すことに。全部作り直して持って行くと、またもや差し戻し……。そんな「差し戻し沼」にハマらないようにするには、どうすればいいだろうか。
