決定版　仕事は「段取りとスケジュール」で9割決まる！

仕事のスケジュール管理は、作業やタスクの「仕分け」からはじまる。限られた時間内で成果を上げるためには、集中すべき対象を明確にすることが重要だ。

仕事が遅れる原因のひとつは、仕事を抱え込みすぎることにある。今抱えている業務は、本当に自分がやるべき仕事なのだろうか。もし成果に影響しないものであれば、思い切って手放すべきである。

自分がやるべき仕事に集中するには、他者への依頼を検討することが有効だ。自分以外の人でも対応可能な業務であれば、積極的に任せるようにしたい。その際には手順書やマニュアルを整備し、誰が行っても同じ成果が得られるように工夫すればいい。

依頼する際には、「いつまでに」「何を求めているのか」を明確に伝えることが肝要だ。適切に依頼ができれば、業務全体の効率化が図れ、結果として時間の短縮にもつながるのである。

やるべきことを絞り込んだら、「いつやるか」を決めてカレンダーに予定を入力していく。カレンダーはグーグルやアウトルックなどの、デジタルツールを活用するのが望ましい。時間軸で管理できるため、いつ何をすべきかが一目で把握できるからである。

次の3つの観点をもとに、「今すぐやるべきこと」と「健全な先送り」を組み合わせて、タスクを仕分けていこう。

(1)5分以内に終わる仕事は、その場ですぐに処理する。

(2)15分以上かかり、かつ締め切りのある仕事は、カレンダーに予定として入力する。

(3)上記に該当しない仕事、締め切りのない仕事は「タスクリマインダー」カレンダーに入れる。

(3)については、通常のカレンダーとは別に「タスクリマインダー用」のカレンダーを新たに作成する。2つのカレンダーを使い分けることで、今すぐやらなくてもいい仕事を効率的に管理することが可能になる。