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事務には「型」がある
事務を動かす「3つのギモン」
「事務」には「型」がある。事務を動かすには、「3つのギモン」を使うといい。
ギモン1「どうやる?」:仕事を小さな手順に分ける(分解)
ギモン2「いつやる?」:手順に日付を入れる(日付)
ギモン3「だれがやる?」:手順ごとの担当者を決める(担当)
最初のステップでは「どうやる?」と自問し、仕事を「できると思えるサイズ」まで小さく分解する。こうすることで大きくて手を付けづらい仕事も、取りかかりやすくなる。
次は、分解した仕事それぞれに日付を入れて、「いつやるか」を決めていく。これをすることで、「今日やるべきこと」が自然とわかるようになる。
最後は、それぞれのタスクの担当を決める。「だれがやるか」がわかっていれば、ひとりで仕事を抱え込まずに済む。
以上の「3つのギモン」を使いこなせば、落ち着いて仕事に取り組むことができ、「自分にもできる」と思えるようになるだろう。
次からは「3つのギモン」を使いながら、現場で直面するさまざまな悩みを解決していく。
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【必読ポイント!】つい先送りしてしまう
そもそも、何をすればいいのかわからない
著者は社会人になりたての頃、先輩社員から「フロアの席替えを仕切る」仕事について説明されたが、まったく理解できず呆然としてしまったという。
このようなケースには、「何から手を付けていいのかわからない」「やるべき作業が明確にされていない」といった戸惑いが潜んでいる。前に進むためには、「今すぐできる小さなことは何だろう」と自問することがその一歩となる。
先述の「フロアの席替えを仕切る」であれば、次の手順が思い当たる。
・営業部の移動を確認
・システム部に移動指示
・システム部の移動を確認
・技術部に移動指示
このように小さなステップに分けると、行動に移しやすくなる。「わからない」「どうしよう」となったら、まずは「分解」してみることだ。
