3年で「経理のプロ」になる実践PDCA

経理事務員の人数は、2000年以降約100万人も減少している。その理由は、事務処理のコンピュータ化、経理業務のアウトソーシング、事務職の派遣・パート社員への転換が考えられる。景気が回復しても経理社員の数は減少傾向と予測される中、いかに会社に貢献する社員となるかが経理として生き残るカギとなる。

職を失った経理事務員の多くは、単純なルーティン作業に従事していた傾向が見られる。会社から評価を得るためには、事務処理に時間をかけるのではなく、会社が期待する経理本来の仕事をすることだ。

会社が経理に求めるのは、①生産性向上、②数字から見える異常検知と原因分析、③利益向上のための財務提案、④経営者の意思決定支援を実施することである。この4点は、それぞれ、効率仕事力、計数管理力、財務提案力、経営貢献力のスキルであるとも言い換えられる。

スキルを身につけるためには、基本的な「型」となる経理PDCAを意識し実行することが重要だ。PDCAとはP(Plan)、D(Do)、C(Check)、A(Action)という、事業活動を段階的に進める方法を指し、これを実行することでスキルアップが習慣化する。

まずは効率仕事力アップのPDCAを紹介しよう。仕事のスピードアップと作業時間の短縮を目標とする。次に事務作業工程の見直しと効率的なやり方を導入し、実行後の検証、さらに改善点を修正する。各作業についてPDCAサイクルを当てはめることで、着実に効率化を図っていきたい。

より具体的に見ていこう。具体的目標は「月次決算の早期化と事務処理時間の短縮」である(P)。例えば月次決算を毎月5日までに報告する目標を掲げる場合、毎月5日に速報値、7日に確報値を出すスタイルで始めれば無理なく導入できる。決算の概算が少しでも早く出ていたほうが、経営者はすばやく対策を練れるので、スピードアップには大きな意味がある。また、エクセルの活用や帳票の統廃合で事務処理時間短縮を目標にする。

次に、目標実現のための行動を行う(D)。月次決算前倒しのために、待ち時間の解消、経費計上の省力化、チェック方法の見直しを行う。さらに、エクセルで、ミスの起こりにくい仕組みを導入して作業効率化を高める。

実行内容の検証のためには、例えば1カ月の事務作業時間を集計し、実行前と後でグラフにして比較すると分かりやすい(C)。

最後の改善段階では、作業のマニュアル化やエクセルツール共有など、作業の引継ぎを可能にするのがポイントだ(A)。画面イメージやイラストを中心に、動画マニュアルなども作成して、わかりやすくなるように工夫するといい。

普段の業務を効率的に回せるようになれば、少しずつ時間に余裕が出てくる。その時間を、会社の活動の分析や経営状態のチェックに充てていこう。

そうした計数管理力アップのために、収益構造分析、キャッシュフロー分析、財務分析の達成を目標に掲げる。これらをマスターするには、損益分岐点、キャッシュフロー計算書、財務指標の3つの見方の理解が必要となる(P)。